予約の事前決済と現地決済 教室・サロンの手数料と受付を比較

料理教室の参加費を予約時に受け取る。サロンでは施術が終わってから精算する。どちらも自然な運用ですが、人数変更や追加メニューが入ると、会計の確認箇所が変わります。

予約システムの事前決済と現地決済は、支払う時点、適用される手数料、取消後の処理をそろえて比べると選びやすくなります。この記事では、全額前払い・一部前払い・現地払いの違いと、同じ月50件での決済費の例を見ていきます。

以下は公式公開資料に基づく整理です。契約や実店舗での運用テストは行っていません。機能だけから無断キャンセルの減少や売上増加を断定することもできません。

受付の仕事は、支払方式でどう変わる？

全額前払いなら、当日は入金済みの予約を探して受付できます。ただし追加注文や返金が発生すれば、予約料金と実際の売上を照合する仕事が残ります。

一部前払いは、先に受け取った金額を当日の会計に引き継ぐ方式です。「5,000円のうち1,000円を受領、残り4,000円」と分かるようにしないと、受付担当が全額をもう一度請求してしまうおそれがあります。この数字は説明用で、製品の初期設定ではありません。

支払ボタンを外部リンクで案内する場合は、予約と入金を別々に照合する場面があります。ボタンを置けることだけで、未払い予約の取消や空き枠の復元まで連動するとは判断できません。

月50件、1件5,000円なら決済費はいくら？

料金差を見るため、50件すべてが5,000円、売上合計250,000円、取消・返金なしと置きます。ここで計算するのは決済手数料だけです。予約システムの基本料、端末代、振込費用、オプション料などは含めません。

Squareの対面料金は「2.5％〜」です。年間キャッシュレス決済額3,000万円未満などの条件や対象カードブランドがあり、すべての取引が2.5％になるわけではありません。手入力・保存カード等の料率も別です。Airリザーブはオンライン決済の申請・審査条件があります。料率はそれぞれのSquare 予約料金表とAirリザーブ料金表で確認できます。

税の記載が異なるため、上の数字を独自に税込総額へ直してはいません。利用できる契約と実際の支払手段を決めてから、基本料も別欄に加えてください。

STORESは予約プランとパッケージ契約を分ける

STORES 予約の現在の事前決済料率は、STORESのパッケージ契約によって変わります。予約単体のスモール・チーム等へ変更するだけでは、料率が下がる条件を満たしません。

公式ヘルプは、1決済ごとの固定手数料はないと説明しています。特別料率には申請・認可が必要です。スタンダードの基本料を含めず、料率だけで安い契約と決めるのは避けましょう。課税区分と契約条件は事前クレジットカード決済の手数料から確認できます。

一部前払いは「全額前払いの金額を減らす」だけではない

Square 予約の保証金機能は、固定額または料金の割合を先に受け取る仕組みです。公式ヘルプの対象はフリー・プラス・プレミアムですが、オンラインでお客さまが予約する場合の機能で、店舗側が代わりに予約する操作には対応しないと記載されています。

保証金を受け取った予約は、お客さま自身での取消ができず、店舗側の対応が必要です。請求書による精算やオフライン時の制約もあるため、普段の受付方法と照らし合わせてください。Square 予約の保証金に条件が載っています。

なお、全額前払いの対象プランには確認が残っています。 料金表ではフリー欄にも前払いが含まれると表示される一方、前払い・キャンセルポリシーの設定ヘルプの対象者はプラス・プレミアムです。この記事では無料プランで全額前払いが使えるとは断定していません。

予約取消・返金・通知を、一つずつ照合する

「キャンセル済み」と表示されても、お金が戻ったか、定員が空いたか、本人に知らせたかは別の確認です。店舗の手順書は、この3項目に分けておくと担当者が迷いにくくなります。

Squareの全額前払いでは、お客さま側の取消に制約があり、予約内容の変更が決済に自動反映されない場合は手動返金が必要です。否認時の自動返金についても、対象操作の条件をヘルプで確認します。

返金期限にも資料ごとの記載があります。予約ヘルプは予約日から60日を過ぎた取消の返金をSquare外で扱う説明、一般の返金ヘルプは元の取引日から1年以内という説明です。基準日と操作が違い、今回の確認では適用範囲を確定できていません。「いつでも返金できる」と案内しないでください。初回の決済手数料が返るかも、別途確認が必要です。

予約一覧と決済履歴を、同じ番号で照合できるか

入金済みの一覧があっても、どの予約の代金か分からなければ受付で探す仕事が残ります。予約番号、決済番号、金額、日時、申込者を関連づけて見られるかを確認します。外部の決済リンクを使う場合は特に、氏名だけで同じ人の複数予約を区別できるかが必要です。

支払済みという店側の記録と、決済サービスの成功表示も分けます。店が手動で入金済みに変える運用なら、決済の明細や振込の記録を確認する担当を決めます。支払ボタンを押した事実や決済画面を開いた事実を、入金完了と扱わないようにします。

この表は運用設計です。各社の標準画面に同じ項目があり、同じ状態名を使うとは説明していません。

当日の追加がある店は、先払い額を会計へ引き継ぐ

予約時には基本施術だけ支払い、当日に追加メニューを受けるサロンでは、既払い額を差し引いた追加請求が必要です。前の5,000円のうち1,000円を先に受けた例なら、当日の基本分は4,000円です。追加がある場合はその金額を別に載せ、1,000円をもう一度請求しない記録を残します。

この流れを予約とレジが自動で引き継ぐか、担当者が手入力するかは製品の機能です。予約側の保証金機能があることから、すべての対面決済との連動まで判断しないようにします。担当が変わる店では、顧客の画面だけでなく店側の引継ぎを照合します。

二人分を払って一人取消す場合

代表者が二人分をまとめて払う教室では、一人だけ取り消した後も、もう一人の予約を維持したい場合があります。返金額、残る参加費、席数、通知先を別々に記録します。決済を全額返金する操作と、一人分の取消は同じではありません。

返金を依頼した時点と顧客に返金が反映された時点にも差があります。本稿では反映日数や全契約の手数料返却を確定していません。処理できた範囲と確認待ちの範囲を残し、予約取消の表示だけで会計も完了と判断しないことが大切です。

店舗で使う、受付と会計の確認シート

方式を決める前に、普段の予約を一つ当てはめてみましょう。例えば料理教室なら「代表者が2人分を申込む」「1人だけ取消す」まで書くと、金額と定員の動きを確認できます。

これは運用設計のシートで、各製品が全項目を自動処理するという意味ではありません。売上が確定する時点、人数変更、返金の権限を確認できれば、料金表だけでは見えない受付の負担を比較できます。