スタッフ指名ができる予約システム 勤務時間と同時予約を整理

スタッフが2人いる店でも、同時に2件の施術を受けられるとは限りません。使う機器が1台だったり、担当者の勤務時間が違ったりするからです。指名予約を導入するときは、誰が担当できるか・いつ働くか・何を使うかを一緒に整理しましょう。

この記事では、指名と指名無しの受付を分け、公式に確認できたプラン条件を比較します。最後に、2スタッフ・共有設備1台の仮の配置例と、欠勤時の点検表を用意しました。

指名を選べることと、自動で担当を決めること

お客さまが担当者を選ぶ「指名」と、店側で担当を割り当てる「指名無し」は別の受付方式です。スタッフの紹介ページがあるだけでは、その人の空き時間を選んで予約できるとは判断できません。

SELECTTYPEは指名・指名無しの両方を案内し、指名無しに対応するスタッフや割当方法を設定する手順を公開しています。スタッフごとのシフト、臨時の出勤・休み、同時接客数も設定項目です。SELECTTYPEの機能説明／セットアップの公式案内

たとえば、指名無しの受付を新人と経験者の全員へ割り当ててよいかは、店のメニュー次第です。「担当できるメニュー」と「出勤中」を分けて決め、その条件で空き枠が表示されるかを確認します。

比較表では、指名・複数担当・設備を別の行にする

出典：STORESの予約単品比較表・指名の説明、SELECTTYPEの基本設定、RESERVAの指名タイプ、Squareの料金表、Airリザーブの料金表。

Squareの「複数スタッフ対象の予約」は、異なるスタッフが担当する複数サービスを予約サイトで受け付け、支払いを一度にまとめる機能として説明されています。これを「フリーではスタッフを複数登録できない」という意味に読み替えないでください。Squareの機能説明

RESERVAも、スタッフ指名タイプとスクール・イベントの担当者機能を混ぜません。料金表では後者の担当者登録をゴールド以上、担当者の枠管理をスイート以上と案内しています。教室の講師を管理する場合は、選んだ予約タイプと必要機能の組み合わせで確認します。RESERVAのプラン条件

2スタッフ・1設備で、受付できる時刻を考える

以下は仕組みを検討するための仮定です。特定サービスで動作確認した結果ではありません。

• スタッフAとBは、どちらも9時から勤務する。
• 施術は60分。施術後に設備を清掃する時間が15分必要。
• 同じ機器は1台で、施術中はほかの予約に使えない。

機器を占有する時間は、60分＋15分＝75分です。スタッフの人数だけで9時の枠を2件開けると、この条件では設備が重なります。

反対に、設備を使わない別メニューまで止める必要があるかは、業務の条件で変わります。担当者・メニュー・設備をどの組み合わせで管理できるかが選定のポイントです。

シフトと同時対応数を先に決める

SELECTTYPEの公式ガイドは、スタッフごとの同時対応人数を設定し、その上限を超える受付を調整すると説明しています。基本シフトと臨時出勤の使い分けも案内しています。基本設定ガイド

RESERVAのスタッフ指名タイプにも、同じ時間帯に担当者が対応できる予約数を設定する項目があります。複数人の担当者を置くことと、一人が同時に何件受け持つかは分けて入力します。スタッフ指名タイプの設定項目

自分の店では次の欄を埋めます。休憩も施術も同じ「予定」にまとめるより、何を受け付けない時間なのかを書いておくと試用が具体的になります。

登録可能なスタッフ数や指名料の追加条件が不明なら、その欄は確認待ちにします。紹介人数やアカウント数から、予約枠の上限を推測しません。

メニューごとに、担当候補を決めてから枠を開く

スタッフを登録する前に、店で提供するメニューを並べて担当可能な人を記入します。勤務している人が全員すべてのメニューを受け持てるとは限りません。講師の専門分野や施術の担当範囲が違う店では、出勤人数だけで空き枠を作ると条件が抜けます。

次は担当条件を整理する仮の表です。記号は店の運用を表しており、製品の画面や標準設定ではありません。

「可」と書いたメニューでも、勤務時間と設備が空いていることが受付の条件です。指名無しの自動割当を使うなら、候補から外した人へ割り当てられないか、割当後の担当者を管理側で把握できるかを照合します。紹介ページの表示を変えるだけで受付候補も変わるとは推定しません。

指名なしを選んだ人へ、担当変更をどう知らせるか

顧客が誰でもよいとして申し込んだ場合も、担当者の変更が来店案内に影響することがあります。担当名を通知に載せるか、当日知らせるかは店の方針です。製品が割当結果を自動通知するかは、通知機能として別に確認します。

指名した人が欠勤した場合は、別のスタッフへ移すことと顧客が了承することを同じ処理にしないようにします。新しい担当・時間・メニューの条件を整えてから、連絡と記録の担当を決めます。自動振替が未確認のサービスでは、空きのある人へ必ず移せるとは案内できません。

指名料がある店は、枠と請求を一緒に見直す

店独自に指名料を設けるなら、予約画面に金額を表示できるか、担当変更時に請求が変わるかも照合します。本稿では各社の指名料の設定条件を確定していません。スタッフ機能が含まれることから、追加料金の設定も無料で使えると判断しないでください。

シフトを編集する人と顧客データを見る人の権限も分けて整理します。スタッフが自分の出勤だけ変えたい場合に、全員の予約情報まで見せる必要があるかを検討します。管理者を増やせることと、権限を細かく制限できることは別の機能です。人数上限や追加費用と合わせ、未確認欄を残して契約条件へ照らします。

欠勤した日の既存予約まで確認する

急な休みでは、これからの受付を閉じるだけでなく、すでに入っている予約への対応が必要です。RESERVAは予約不可登録をスタッフの休みへの対応として紹介していますが、自動で別の担当へ振り替えられるとは、この説明だけで確定できません。公式の機能紹介

試用時には、次の作業を自分の管理するテストデータで追う計画にします。ここに書いたテストはまだ実施していません。

担当者の出勤予定をGoogleカレンダーにも入れるなら、その予定が予約不可時間になる連携かも照合します。指名予約の設定だけで、外部カレンダーとの同期まで済むわけではありません。

指名機能の名前から契約を決めず、勤務時間と設備の配置表を先に作る。そこへ欠勤・変更の点検を加えると、自分の店で必要な予約枠管理が見えてきます。