グーペのお問い合わせフォーム：申込みと相談を分ける

「見積りを聞きたい」と「来週の教室に参加したい」が同じ連絡欄へ届くと、担当者は何を先に確かめるか迷います。グーペのお問い合わせフォームを設計するときは、用件、必要項目、返信後の管理を分けて考えましょう。

グーペでは項目を追加・編集でき、管理画面で受信確認や返信を行う機能があります。ただしフォームを送ったことと、予約が成立したことは別です。申込み受付に使うなら、その後に店が確認する内容も案内します。項目編集の公式料金表

本稿は公式手順の調査に基づく説明です。フォームの送信、受信・返信、実店舗の申込みは行っていません。

相談と申込みで、必要な項目を変える

例えばサロンのサービス相談なら希望内容、教室の参加申込みなら日時と人数が必要になります。すべての用件で住所や詳しい個人情報を必須にする前に、返信のために何を使うかを整理します。

これは用途別の設計案です。選んだ用件に応じて入力欄が自動で切り替わる機能や、自動担当振り分けを確認した表ではありません。

空き枠や定員を自動で管理したい場合は、予約システム側の仕様を調べます。問い合わせフォームを使うだけで二重予約を防げるとはいえません。

項目数は20個、非表示にしたものも数える

公式マニュアルでは、項目の登録・更新はライトとスタンダードが対象です。登録できる項目は、名前・メールアドレスと非表示項目を含めて最大20個と案内されています。

名前・メールアドレス・電話番号・本文は削除できず、電話番号と本文は非表示にできる条件です。「使わないので隠した」項目も数に入るため、新しい欄を追加する前に一覧を見ます。お問い合わせの公式マニュアル

チェックボックス・セレクトボックス・ラジオボタンの選択肢については、2025年2月19日に上限を5から10へ変えた公式告知があります。古い解説にある5個を現行の上限にはしません。選択肢数の変更告知

公開フォームは1アカウントにつき一つです。相談窓口と申込窓口を独立した二つのフォームにしたい場合、公式FAQは外部サービスのフォームへリンクする方法や、発行タグを埋め込む方法を案内しています。外部サービスの料金・通知・保存条件は別に調べる必要があります。複数フォームの公式FAQ

受付メッセージで、次に起こることを伝える

フォームの案内欄は300文字までで、改行は可能、HTML入力はできないとマニュアルに記載されています。長い説明を押し込むより、送ったあと何が起こるかを短く伝えます。

仮に店が確認してから申込みを確定するなら、「このフォームでは参加希望を受け付けます。店からの確定案内をお待ちください」のような案内を、実際の運用に合わせて用意します。自動で届く控えを確定通知と誤解させないためです。

返信期限は、店が対応できる範囲で決めます。ほかの記事の「24時間以内」をそのまま自店の約束にしないようにしましょう。

通知メール、送信元、返信先をそれぞれ決める

問い合わせが届いた際の通知先は、追加メールアドレスも設定できる案内です。通知内容は問い合わせ本文を含める方法と、管理画面への案内だけにする方法があり、担当者がどこで内容を見るかに合わせて選びます。

お客さまへの受付控えメールはON・OFFを設定できます。管理画面からの返信と控えメールの送信元は、公式に no-reply@goope.jp と説明されています。これはサービス側の公開された送信元で、利用者の個人メールを記したものではありません。

管理画面内のやり取りは、フォームで受信して返信する1往復です。メールソフトで続けた会話は管理画面の受信箱へ反映されない、と公式に説明されています。管理画面の「未返信／返信済み」も手動で変えられるため、表示だけで実際に送れたと判断しないようにします。

iPhoneアプリで返信すると、iPhoneのメールアプリに設定した送信元になるという別のFAQもあります。使う経路が違うため、自店のどのアドレスから返すかを端末ごとに点検します。アプリ返信の送信元の説明

迷惑対策の設定と、通常の問い合わせの確認を両立する

グーペは特定アドレスを迷惑メールへ振り分けるフィルターと、GoogleのreCAPTCHAを案内しています。独自ドメインでは利用者自身が設定する必要があり、Googleアカウントとサイトキー等を準備する手順です。reCAPTCHAの製品別手順

この手順の指定はv2です。一方、一般のフォーム設計記事にはv3の紹介もあります。今回確認した範囲で、グーペの現行設定がv3へ自動で切り替わるとは確定していません。Google側の現在の料金・契約条件も別途確認が必要で、無料・完全防御とはしていません。

フィルター後の問い合わせは通常一覧に出ない場合があるため、店では迷惑メールの分類も点検対象にします。添付ファイル受付や保存期間の詳細は、今回の公開資料からは未確定です。

項目を増やす前に、一つの用件を最後まで追う

相談と申込みを一つのフォームで受けるなら、店が内容を読んだ後に何を確認するかを先に書き出します。例えば希望日と人数を受け取っても、空きを照合する担当が必要な受付なら、入力欄だけ増やしても予約確定の仕事はなくなりません。

20項目の上限は、表示中の任意項目だけではありません。既存の項目と非表示項目も含めて数え、新しく加える欄を整理します。選択肢の上限10個とも別の数です。用件を10個選べるとしても、独立したフォームが10個できるという意味ではありません。

使わない項目を非表示にしても上限から消えるとは読まないようにします。個人情報は用途に必要な範囲にし、どの担当者が見るかを通知設定と合わせて考えます。

二人で返信する店は、会話が続く場所を決める

問い合わせ着信を二人へ知らせても、どちらが返すかが決まっていなければ重複返信が起きる可能性があります。担当、対応中、返信後の次の連絡先を店の作業として残します。自動の担当振分けやロック機能は今回確定していません。

管理画面の一往復が終わり、その後はメールソフトで会話する公式条件では、管理画面だけを見ても続きの状況を把握できません。Reply-Toで指定する店のメールボックスを誰が確認するか、引継ぎに何を残すかを決めます。返信済みの表示を手動で変えられることも、送信や到達の証拠とは分けます。

外部フォームを併用するなら、受信先も二つになるか照合する

二つの独立したフォームが必要なら、公式FAQが案内する外部フォームの利用を調べられます。ただし、設置できることだけでグーペの受信箱に外部の内容が入るとは判断できません。通知先、保存先、返信元、費用を外部サービス自身の条件で照合します。

送信した人には、控えが届く場合でも相談受付なのか参加確定なのかを明確にします。急な予約変更をフォームで受けない店なら、その用件の連絡先を先に案内します。項目数より、届いた後に店が対応できる流れをそろえることが導入前の確認になります。

自分の窓口で記入する、到達テスト表

公開前のテストは店の管理者が行い、送信から続きの返信まで記録します。この記事ではテスト送信をしていないため、結果を未実施として残しています。

用件ごとの必要項目と、返信を管理する場所が決まれば、フォームを使った受付の仕事を具体的に比べられます。項目が増やせることだけで、連絡漏れがなくなると判断しないようにします。