予約システムを乗り換える前に 顧客・予約・回数券データの移行確認

新しい予約システムに顧客名が並んでも、来週の予約や回数券の残りまで移ったとは限りません。教室やサロンで乗り換えるときは、営業を続けるための情報を先に分けておきましょう。

移行の確認は、元のサービスから出せる、新しいサービスに入れられる、予約業務として使えるの3段階です。この記事では公開資料で分かったCSVの条件と、未来予約・券残数・決済を照合するシートをまとめます。実際の顧客情報を取得したり、移行操作を行ったりはしていません。

CSVを保存できる契約か、解約前に調べる

CSVは、文字や数値を行と列で保存するファイル形式です。顧客一覧を出せる機能と、予約履歴を出せる機能には別のプラン条件がある場合があります。

根拠はRESERVAのプラン詳細、STORES 予約の比較表、Airリザーブの機能表です。出力項目、保存期間、現在の契約条件まで同じとは判断していません。Square・SELECTTYPEの現行CSV条件は、この調査では確定していません。

STORESの顧客CSVヘルプには、ファイルの取得は管理画面での操作と合わせて1度、12時間以内という条件があります。ダウンロードを依頼して後日取りに戻る運用は、期限と照合してください。顧客情報のCSV保存手順

顧客名簿の取込と、予約の復元を分ける

RESERVAは、顧客データをCSVで一括登録する機能を全プラン・全予約タイプに案内しています。基本情報向けと詳細情報向けのテンプレートを選び、処理状況やエラーを履歴で確認できます。顧客CSV登録の公式説明

ただし、この機能で未来の予約日時、回数券残数、決済契約まで復元できるとは確認していません。「顧客を取り込める」説明を「予約も全部移せる」に広げないようにしましょう。

移行データを、使う仕事に合わせて分類する

これは必要項目のシートで、すべての製品が全列を出力・取込できるという表ではありません。画像そのものの保存方法、通知の宛先、課金の継続は別途調べる項目です。空欄は「なし」と決めず、元から未入力なのか、出力対象外なのかを残します。

未来予約1件で、人数・券・入金を照合する

例えば、仮に「10月20日の教室、代表者が2人分を予約、回数券で1人分を支払い、もう1人は当日払い」という予約があるとします。顧客名と日時だけを移しても、定員から何席引くか、券をもう一度減らしてよいか、当日にいくら受け取るかは分かりません。

この例はサービスの検証結果ではありません。人数・残数・お金・通知をまとめて確認するための仮の条件です。新しいサービスが同じ形を扱えない場合は、元の予約をどこで完了させるかを決めてから切り替えます。

切替日だけでなく「どの予約を誰が見るか」を決める

受付URLを切り替える日と、旧サービスを解約する日は分けて考えます。すでに入っている予約には、変更や返金の対応が残る可能性があるからです。

並行期間に同じ枠を二つのサービスで開けるなら、二重予約を防ぐ手順が必要です。CSVの移行は、その後の予約変更が自動同期することを意味しません。

ホームページ、LINEの案内、SNSプロフィール、配布したQRコードなど、旧URLが残る場所も書き出します。URLを変えても、すでに送ったメールや紙の案内は自動では差し替わりません。旧ページで説明できる範囲と契約終了後の表示を確認しましょう。

同じ名前の顧客を、一人にまとめないための対応表

CSVの列名がそろっていても、同じ名前の二人を区別できるとは限りません。元の顧客IDと移行先のIDを対応させ、予約がどの人に結び付くかを確認する設計にします。氏名や電話番号だけで自動統合する条件を、推測で決めないようにします。

家族が一つの連絡先を使う教室も考えます。保護者のメールが同じでも、生徒や受講履歴は別という運用なら、連絡先の一致だけでまとめると区別が失われます。購入者、参加者、通知先をどの列で識別するかを照合します。

対応表を作ることは移行の設計です。対象サービスがIDをそのまま引き継げるという仕様ではありません。取込先に独自のIDができる場合も、元の記録へ戻って照合できるようにします。

全体の合計と、一件の中身を両方照合する

予約件数が一致しても、二人の申込みを一人へ変えてしまえば席数が合いません。顧客件数、対象期間の予約件数、参加人数、券残数、前払い額をそれぞれの単位で照合します。足してはいけない数値を一つの「移行件数」へまとめないことが大切です。

列が空のときは、元から未入力か、出力対象外か、加工で欠けたかを分けます。取込エラーがなかったことだけで、元の業務情報がすべて復元できたとは判断できません。移行先で未来予約が公開枠を正しく使うかも別に確認します。

切替直前の変更だけを、最後に取りこぼさない

ファイルを書き出した後も旧受付で変更や取消を受けるなら、その差分を記録します。最後の取得時刻、対象期間、変更した予約、どちらへ反映したかを残します。追加分を再取込する場合は重複登録や上書きの仕様へ照らします。

旧契約を終える前には、未返金や未使用券だけでなく、保存した資料を誰が開けるかも確認します。カード情報や継続課金を通常の顧客CSVで移せるとは今回確定していません。移せないものは新しい契約と顧客への案内が必要かを調べ、CSV取得済みという状態から解約完了へ飛ばないようにします。

ファイルは元データを保ち、加工用と分ける

列名を移行先に合わせる前に、取得した元ファイルを別に残します。電話番号の先頭0、日付、同名顧客のIDなどを加工で変えてしまうと、あとから元の状態を追えなくなります。

STORESの公式ヘルプには、Excelで電話番号等を文字列として読み込む説明があります。移行先が指定する文字コード・必須列・更新時の上書き条件も合わせて調べてください。単に列名をそろえるだけで正常に取り込めるとは限りません。

顧客ファイルは、公開する記事やサイトの画像フォルダに入れません。店舗で保管者と閲覧できる人を決め、移行に必要な範囲だけ扱います。AIで列の対応を補助する機能があっても、顧客データを外部へ送る条件と、人が照合する箇所は別に確認が必要です。